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Et 5 pièges des outils de « gestion du temps »…

Il y a 10 ans, je me suis documenté sur différents outils et méthodes de « gestion du temps » et j’ai choisi ce qui me convenait le mieux. J’ai fait cette démarche car je jugeais que je manquais d’efficacité dans mon quotidien. J’étais tellement content des apports que j’ai proposé à mes collègues de les former. Ils ont accepté avec curiosité, suivant aussi mon enthousiasme, pourtant…

… Pourtant, hormis un collègue (qui avait déjà commencé à s’y intéresser par lui-même), personne ne s’est mis à appliquer ce que je transmettais. Plus tard, je me souviens de mon responsable d’équipe jetant un œil sur mon écran en réunion et demandant : « Comment fais-tu pour avoir ta boîte de réception mail vide ? »… Il était découragé devant ses centaines de mails « non lus » (non traités). Ma réponse à l’époque n’avait pas été tendre : « Tu n’as qu’à appliquer ce que je vous ai expliqué en formation ». Au fond, je n’étais pas tant déçu par ce que je jugeais comme le « manque de volonté » de mon chef… que par moi-même d’échouer à « convertir » les autres. Mais pourquoi n’adopte-t-il pas une méthode répondant très bien à ses besoins ?!

Désenchantement mais…

J’ai commencé par un classique « les autres ont un problème » (saupoudré de jolis jugements rassurants comme : « ils aiment se plaindre », « ils n’ont pas de volonté », « tant qu’ils n’auront pas assez de problèmes ils ne bougeront pas » …).

Et puis je suis passé par de longues remises en question… Pourquoi est-ce que cela m’agaçait autant ? Était-ce moi qui avait un « problème » à vouloir augmenter l’efficacité de travail ?

 

Prise de recul

Il m’a fallu du temps avant d’accepter que ma propre compréhension des raisons de chacun, « d’action » ou de « non action », importait peu. Sans le savoir, ce fût le point de départ de ce qui m’a mené ensuite au coaching professionnel.

Ma prise de recul m’a permis également de constater sur moi les effets de mes progrès en organisation. D’un côté j’étais fier de gagner en efficacité dans mon quotidien (privé et professionnel) ; et d’un autre côté, j’avais repoussé ma limite de productivité et je n’étais pourtant pas plus satisfait qu’avant !

« Est-ce que je continue à mettre de plus en plus de choses à faire dans ma vie ou à…

… mettre de plus en plus de vie dans les choses à faire ? »

(Thomas D’Ansembourg)

 

Début de changement de paradigme

J’ai ainsi perçu que je pouvais tout autant utiliser les méthodes et outils d’organisation pour gagner en productivité… que pour diminuer en stress. Autrement dit : soit « faire plus de choses », soit faire autant de choses qu’avant mais « de façon plus satisfaisante » ou « en moins de temps ».

Pour autant, il y avait toujours le risque de dispersion : dans le premier cas, à faire « trop de choses » ; dans le second cas à faire « mieux » et « plus vite » (perfectionnisme).

Quels éléments me manquaient pour que la productivité soit au service de l’équilibre de vie ?

 

Le piège 1 des outils numériques : l’overflow

Pour simplifier notre quotidien, les outils de productivité sont proposés à tous les niveaux ; notamment en entreprise. Il est même souvent difficile de résister au chant de ces sirènes. Pourtant, avec le recul de ces dernières années, le sujet du « stress au travail » n’a fait que prendre de l’ampleur. Le télétravail est notamment préconisé avec le contexte sanitaire. D’un côté, il présente différents avantages (comme le sentiment de liberté et un soulagement – dans un premier temps au moins) et d’un autre, il a également amplifié ce phénomène de stress dans beaucoup d’entreprises (anticipé par le conseil scientifique Covid-19).

La plupart de ces outils :

  • transmettent beaucoup d’informations à lire ou à analyser (ne serait-ce que les mails) ;
  • proposent des fonctions automatiques qui sont autant d’interruptions de travail. Combien de personnes désactivent les notifications de réception des mails ?
  • rendent plus floue la limite entre la vie professionnelle et la vie privée du fait de « rester connecté » à ses clients ou ses collaborateurs.

Les incitations à une réactivité immédiate empêchent la concentration, augmentent la pression de l’urgence au détriment de l’important, réduisent les capacités d’auto-organisation et l’autonomie… Cela constitue du « pain maudit » pour notre tendance à la procrastination !

Le piège 2 des outils numériques : l’universalité

Bien souvent, au sein d’un groupe, les outils divisent. Ils sont choisis sur des critères souvent court terme (comme le coût) et prennent rarement en compte les besoins des usagers au quotidien ; ni les bénéfices futurs. Considérer les besoins et bénéfices est quelque chose de complexe… car il est alors nécessaire de monter un projet où les utilisateurs finaux seront impliqués dans la prise de décision (que ce soit en amont ou bien par essais et ajustements en fonction des retours d’utilisation).

Expérience utilisateur

L’expérience utilisateur : projection et réalité de l’utilisateur

Dans le cas où un outil est pragmatiquement imposé par l’entreprise, par exemple s’il s’agit d’un outil faisant référence en expertise technique, il est encore plus important d’informer précisément tous les collaborateurs des raisons du choix de l’outil.

Si les utilisateurs ne sont pas consultés ou suffisamment informés, ces outils seront peu utilisés ou du ressentiment sera généré par ce qui sera vécu comme une contrainte.

 

Piège 3 : Ne pas prendre le temps

En outre, la « gestion du temps » est une activité mal nommée, comme le dit David Allen. Le temps ne se « gère » pas, il est tel qu’il est. Ce sont les actions à mener, durant un temps donné, que nous pouvons gérer.

Un paradoxe est donc que nous courrons bien souvent après le temps plutôt que de stopper les machines. Changer ses habitudes et obtenir des résultats nécessite obligatoirement du temps. Cela passe par une « adhésion » des collaborateurs ; et notamment des leaders.

« Si vous regardez avec attention, la plupart des succès obtenus du jour au lendemain prennent beaucoup de temps »

(Steve Jobs)

Ainsi, le temps supplémentaire pris au départ pour un projet de changement permet d’épargner, au minimum, bien du temps et des tensions par la suite. Et généralement, une réelle inclusion lors des choix permet de la reconnaissance et favorise la motivation des salariés.

 

Piège 4 : Négliger les différences de personnalités

Pour illustrer succinctement, prenons le modèle des « 5 drivers » (évoqué précédemment dans cet article). Dès le plus jeune âge, nous adoptons inconsciemment des traits de personnalités pour nous intégrer. Taibi Kahler, en Analyse Transactionnelle, parle de « sois fort », « sois parfait », « fais plaisir », « fais des efforts » & « Dépêche-toi ».

Vous imaginerez sans peine qu’un outil permettant d’accélérer considérablement la production conviendra très bien à quelqu’un qui a un fort ancrage « Dépêche-toi »… Et sera plus difficilement accueilli pour quelqu’un qui a « Sois parfait » en dominante.

Il est fondamental de prendre du temps pour soi et d’adapter, selon sa personnalité, son organisation quotidienne. Ainsi, avec un trait de caractère « Sois parfait » on appréciera a priori de favoriser la qualité… tout en transformant sa croyance en « Tu as le droit de faire des erreurs… c’est OK ! » (productivité + prévention du stress).

 

Piège 5 : Productivité & relationnel

Ces écarts de personnalités nous amènent au piège 5. Vouloir uniformiser les outils de « production » est souvent pragmatique. Vouloir uniformiser les outils de « productivité », ce qui concerne les personnes, est quelque chose de tout autre. Cela revient à confondre le « compliqué » (ce qui est « simplifiable ») avec le « complexe » (ensemble de choses liées pour lesquelles il est difficile voire impossible d’en comprendre le fonctionnement).

L’être humain et ses interactions sont complexes car celui-ci est par nature mystérieux… mystérieux pour lui-même et donc encore plus pour ses semblables !

Nous sommes inter-dépendants. Prendre le temps de la connaissance et de la reconnaissance par le partage permet d’en économiser énormément plus tard en limitant les interminables réunions avec l’impression d’avoir tourné en rond.

 

L’élément manquant…

Ces différents pièges ont un point commun : le manque de sens. De quoi ai-je besoin pour avancer dans mes projets de façon plus sereine ?

Le Sens permet de se relier à « être » et « donner » ; et pas seulement au « faire » ou à « l’avoir ».

Ainsi, un sens couramment répandu est celui du dépassement de soi : quel challenge vais-je relever ? Ce « quoi » est généralement une source de motivation assez efficace (même si variable d’une personnalité à une autre, cf « les 5 drivers »). Cependant, pour être pérenne, nourrissante et universelle, il est nécessaire d’ajouter 2 autres questions :

Exemple pratique pour la prise en considération du sens

En équipe, j’aime faire une pratique toute simple au départ… Quand le responsable commence sa réunion, je pourrais demander « Est-ce que les personnes ici présentes connaissent le sens de cette réunion ? ». Des réponses assez répandues seraient « J’espère bien que oui, c’est en lien direct avec la réunion de la semaine dernière… », ou bien : « Bien sûr, cela concerne directement la phase X de notre projet Y ». Il arrive également que le responsable pose la question aux collaborateurs et généralement une personne répond (car elle connaît a priori la réponse attendue et cela lui permet d’être reconnue). Le responsable conclut alors par quelque chose comme « Oui, c’est bien ça, merci. Nous pouvons donc commencer… ».

Pour éviter cela, je propose dès le départ que chaque personne prenne 2 min pour inscrire silencieusement sur des post-it « les raisons qui motivent la réunion »… Puis que chacun se lève pour partager sa réponse en 1 minute aux autres, sans débat. Je vous invite à le faire en tant que responsable, vous pourriez avoir des surprises… 😉

 

La proposition avec Co’Delta

Avec la conscience de ces différents éléments, Co’Delta a développé une approche devenue contre-intuitive peut-être de nos jours… Une approche « less is more » sous forme de « Form’action ».

Tout d’abord, nous nous concentrons sur des méthodologies et non des outils précis. Nous considérons que le choix des outils fait partie de la responsabilité des utilisateurs finaux (les « end-users » comme il est coutume de dire en développement informatique). Qui d’autre que vous-même pourrait savoir exactement ce dont vous avez besoin ?

Ensuite, pour une inscription dans la durée, nous complétons l’accompagnement par du suivi terrain et du coaching (individuel & d’équipes). En effet, c’est l’expérientiel qui permet une véritable adhésion et une motivation pérenne.

Aussi, notre ambition d’augmenter la productivité et de diminuer le stress passe par :

  • Permettre une reconnexion à vos besoins propres et ceux de l’entreprise (ce qui fait sens). Afin de faciliter l’identification des priorités.
  • Gérer ces priorités au quotidien. Dans son organisation propre et dans ses attitudes quant au temps relationnel.
  • Produire un « nettoyage de printemps » de votre organisation quotidienne et de vos projets. Ceci pour prévenir la surabondance d’informations et conserver de la clarté.

Prendre le temps de mettre en place des rituels sur le long terme. Pour que les efforts soient « écologiques » et « renouvelables ».

Pour aller plus loin et prendre contact avec Co’Delta, vous pouvez consulter le programme de la formation en cliquant sur le lien ci-dessous..

Valoriser chacun par la place, les responsabilités et la reconnaissance.s

Découvrir le programme de la form’action : « Gestion du temps et de ses priorités »